Notice

Notice Number:16-02
Tax Type:Withholding and Declaration of Estimated Tax
Brief Description:Credit for Withholding Tax Paid by a Worker Who Does Not Have a Social Security Number
Keywords:
Effective Date:02/29/2016
Approval Date:02/29/2016


Body:


Notice 16-02


Credit for Withholding Tax Paid by a Worker
Who Does Not Have a Social Security Number
(February 29, 2016)


Advice has been requested regarding how a credit for withholding tax can be claimed on a Kansas income tax return by a worker who does not have a social security number.

There are a number of individuals living and working in Kansas who, because of their immigration status, have not been issued a Social Security number. Instead, the Internal Revenue Service has issued an Individual Taxpayer Identification number to these individuals. On its website at https://www.irs.gov/Individuals/General-ITIN-Information the IRS states, in part:

An individual who has been issued an ITIN may perform services for an employer and have federal and Kansas income taxes withheld from their paychecks. In order to verify the amount of tax withheld and allow the individual to claim a credit for the tax withheld on their individual income tax return the Department of Revenue must be able to match the identification number shown on the individual’s federal and state income tax return with the identification number reported on the individual’s federal Form W-2 Wage and Tax Statement. If these numbers do not match the Department will not allow a credit for withholding tax paid.

The Department has identified a number of cases where a return has been filed using an ITIN as the identification number, and the Form W-2 provided by the taxpayer to verify the amount of tax that has been withheld shows a Social Security number that does not belong to the taxpayer. In these cases the Department has disallowed any credit for withholding tax claimed by the taxpayer.

A taxpayer whose claim of credit for withholding tax has been disallowed may request the credit be allowed by providing documentation to correct or explain the discrepancy between the identification numbers shown on the income tax return and the Form W-2. This can be done by having their employer furnish the Department with either (1) a corrected W-2 (Form W-2c) which properly shows the taxpayer’s ITIN as their identification number, or (2) a written statement from the employer which indicates the total amount of Kansas income tax withheld and the social security number under which the employer remitted the tax. The statement, which must be on the employer’s business letterhead and signed by the owner or an officer of the business, should be formatted as follows:

Upon receipt of this information the Department will verify its accuracy with the employer and determine whether credit for withholding may be allowed.

Taxpayer Assistance

Additional copies of this notice, forms or publications are available from our web site, www.ksrevenue.org. If you have questions about this Notice, please contact:
Taxpayer Assistance Center
Kansas Department of Revenue
915 SW Harrison St., 1st Floor
Topeka, KS 66612-1588
Phone: 785-368-8222
Hearing Impaired TTY: 785-296-6461
Fax: 785-291-3614



CREDITO DE IMPUESTOS RETENIDOS PAGADOS POR UN
TRABAJADOR QUE NO TIENE NUMERO DE SEGURO SOCIAL
(Febrero 29, 2016)


Se ha solicitado asesoramiento con respecto a cómo un crédito para la retención de impuestos se puede reclamar en una declaración de impuestos de Kansas por obreros que no tienen número de seguro social.

Hay una serie de individuos que viven y trabajan en Kansas que, debido a su estado migratorio, no se le ha emitido un número de Seguro Social. En lugar de ello, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha emitido un número de identificación del contribuyente individual a estos individuos. En su página web https://www.irs.gov/Individuals/General-ITIN-Information el IRS declara, en parte:


Qué es un ITIN?
Para que se usa el ITIN?



Quién necesita un ITIN?
El IRS otorga los ITIN a extranjeros y otros que tienen un requisito de reportar tributario o presentar una declaración de impuestos y no califican para un Seguro Social. Un individuo extranjero no-residente que no es elegible para un Seguro Social que está obligado a presentar una declaración de impuestos de los Estados Unidos sólo para reclamar un reembolso de impuestos bajo las disposiciones de un tratado tributario de los Estados Unidos necesita un ITIN.

Otros ejemplos de individuos que necesitan un ITIN incluyen:
• Un extranjero no residente requerido a presentar una declaración de impuestos de los Estados Unidos.
• Un residente de los Estados Unidos (basado en los días presentes en los Estados Unidos) presentando una declaración de impuestos de los Estados Unidos
Cómo sé si necesito un ITIN?
Si usted no tiene y no es elegible para obtener un Seguro Social, pero usted es requerido proveer un número federal de identificación o presentar una declaración de impuestos federal, usted debe solicitar un ITIN.

Un individuo que se le ha emitido un ITIN puede realizar servicios para un empleador y tienen impuestos federales y de Kansas retenidos de sus salarios. Con el fin de verificar la cantidad de la retención y permitir al individuo a reclamar un crédito por el impuesto retenido en su declaración de impuestos el Departamento de Revenue debe poder verificar el número de identificación que aparece en la declaración de impuestos federales y estatales del individuo con el número de identificación federal en la Forma W-2 de salario e impuestos del individuo. Si estos números no coinciden, el Departamento no permitirá un crédito por la retención de impuestos pagados.

El Departamento ha identificado una serie de casos en los que la declaración de impuestos se ha presentado usando un ITIN como el número de identificación y el Formulario W-2 proporcionada por el contribuyente para verificar la cantidad de impuestos que ha sido retenido muestra un número de Seguro Social que no pertenece al contribuyente. En estos casos, el Departamento ha rechazado qualquier crédito por la retención de impuesto reclamado por el contribuyente.

Un contribuyente cuya demanda de crédito por las retenciones que se ha anulado, podrá solicitar el crédito que se le permita al proporcionar la documentación para corregir o explicar la desiqualdad entre los números de identificación mencionados en la declaración de impuestos y el Formulario W-2. Esto se puede hacer por tener a su empleador, proporcionar a el Departamento, ya sea con (1) una W-2 corregida (Formulario W-2c), que muestra adecuadamente el ITIN del contribuyente como su número de identificación, o (2) una declaración escrita del empleador que indica la cantidad total de impuestos retenidos para Kansas y el número de seguro social del cual el empleador remite el impuesto. La declaración, que debe ser en papel membretado de la empresa del empleador y firmado por el propietario o por un oficial de la empresa, debe tener el siguiente formato:

[Su Nombre y SSN], que también se conoce como [Su nombre y ITIN], trabajó para la compañía durante los períodos [fechas que trabajo], y el impuesto en la cantidad total de [$$$] fue retenido de su sueldo o salario y remitido al Estado de Kansas. Esta retención se administró y se reporto bajo [Su Nombre y SSN].




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Al recibir esta información, el Departamento verificará su precisión con el empleador y determinara si el crédito para la retención puede ser permitido.

TAXPAYER ASSISTANCE

Copias adicionales de este aviso, formas o publicaciones están disponibles en nuestro sitio web, www.ksrevenue.org. Si tiene alguna pregunta acerca de este aviso, por favor, comuniquese con:

Taxpayer Assistance Center
Kansas Department of Revenue
915 SW Harrison St., 1st Floor
Topeka, KS 66612-1588
Phone: 785-368-8222
Hearing Impaired TTY: 785-296-6461
Fax: 785-291-3614




Date Composed: 02/29/2016 Date Modified: 03/10/2016